Registro de preços: como funciona a ata e a adesão

A ideia do registro de preços

No registro de preços, o órgão não compra tudo de uma vez. Ele faz uma licitação para registrar, em ata, os preços e as condições de fornecimento de determinados itens e, durante a vigência da ata, contrata conforme a necessidade. É o sistema comum para material hospitalar, porque o consumo é recorrente, imprevisível em quantidade e distribuído em entregas ao longo do ano.

A Lei 14.133/2021 prevê o sistema e indica, no art. 40, que o planejamento de compras deve considerar o processamento por meio de sistema de registro de preços, quando pertinente. A regulamentação da lei é recente, e normas infralegais detalham o procedimento. O edital e o regulamento do ente comprador dizem como o sistema funciona em cada caso.

O que o edital precisa dizer

O art. 82 da lei lista o conteúdo do edital de registro de preços, além das regras gerais da licitação. Entre os pontos estão:

• as especificidades do objeto e a quantidade máxima de cada item que poderá ser adquirida;
• a quantidade mínima a ser cotada;
• a possibilidade de preços diferentes conforme o local de entrega, a forma de acondicionamento, o tamanho do lote ou outros motivos justificados;
• a possibilidade de o licitante oferecer proposta em quantitativo inferior ao máximo, obrigando-se nos limites dela;
• o critério de julgamento, que será o de menor preço ou o de maior desconto sobre a referência de preços praticada no mercado;
• as condições para alteração dos preços registrados;
• o registro de mais de um fornecedor, desde que aceitem fornecer pelo preço do vencedor, com preferência pela ordem de classificação;
• as hipóteses de cancelamento da ata e suas consequências.

O § 1º do art. 82 trata do julgamento por grupo de itens, que só pode ser adotado quando demonstrada a inviabilidade de adjudicar por item e evidenciada a vantagem técnica e econômica.

Para quem fornece material hospitalar, a leitura mais importante é a das quantidades e das condições de entrega: a ata registra preço, e a demanda real vem depois.

Ata: compromisso de fornecimento, sem obrigação de compra

O art. 83 define o efeito da ata. A existência de preços registrados implica compromisso de fornecimento nas condições estabelecidas, mas não obriga a Administração a contratar, e ela pode realizar licitação específica para a aquisição pretendida, desde que motivada. O fornecedor, por sua vez, fica comprometido a fornecer enquanto a ata vigorar, nos limites do que propôs.

Isso tem consequência prática de planejamento. O fornecedor que registra preço precisa estar apto a atender o pedido no prazo e na quantidade, mesmo que ele chegue em um mês sem aviso. O órgão que registra precisa tratar a ata como instrumento de contratação, com pedidos formalizados, e não como obrigação de comprar.

Vigência

O art. 84 fixa a vigência da ata em um ano, prorrogável por igual período, desde que comprovado o preço vantajoso. O contrato decorrente da ata tem a vigência estabelecida conforme o que a ata dispuser. A pesquisa de preços que embasa a prorrogação usa as mesmas bases descritas em Banco de Preços em Saúde e pesquisa de preços.

Intenção de registro de preços

Antes da licitação, o órgão gerenciador realiza, na fase preparatória, um procedimento público de intenção de registro de preços, nos termos do art. 86. Ele permite que outros órgãos e entidades participem da ata e ajuda a estimar a quantidade total da contratação, e o prazo mínimo é de oito dias úteis. O procedimento é dispensável quando o órgão gerenciador é o único contratante.

Quem participa da intenção de registro entra na ata como órgão participante, e suas quantidades fazem parte do cálculo. Isso favorece compras compartilhadas entre hospitais de uma rede ou entre municípios de um consórcio.

Adesão: o órgão que não participou

O § 2º do art. 86 admite que órgãos e entidades que não participaram da intenção de registro adiram à ata na condição de não participantes. Os requisitos são:

1. apresentação de justificativa da vantagem da adesão, inclusive em situações de provável desabastecimento ou descontinuidade de serviço público;
2. demonstração de que os valores registrados estão compatíveis com os praticados pelo mercado, na forma do art. 23;
3. prévias consulta e aceitação do órgão gerenciador e do fornecedor.

O § 3º trata de quem pode aderir a que ata, em regras que mudaram em 2023, com limites por esfera de governo. Os §§ 4º e 5º impõem teto: as aquisições adicionais decorrentes da adesão não podem exceder, por órgão ou entidade, cinquenta por cento dos quantitativos dos itens registrados para o gerenciador e os participantes, e o total de adesões não pode passar do dobro do quantitativo de cada item registrado.

Para o fornecedor, o ponto central é que a adesão exige a aceitação dele. Ele avalia se consegue atender o novo órgão, no preço e nos prazos da ata, e responde por escrito. Recusar uma adesão por falta de capacidade logística é legítimo.

O fornecedor de material hospitalar na ata

Quem fornece em ata precisa cuidar de quatro frentes:

• Documentação sanitária viva. A AFE, a licença e o número da Anvisa de cada item precisam estar válidos durante toda a vigência, e não só no dia da licitação. Registro vencido no meio da ata cria problema de contrato.
• Estoque e logística. O pedido pode chegar fracionado, em locais diferentes, e o rótulo e a validade seguem as condições do contrato.
• Preço e reequilíbrio. As condições para alteração de preços registrados constam do edital. Qualquer pedido de revisão segue o procedimento previsto.
• Controle das adesões. Cada adesão é um novo cliente, com suas quantidades, e o fornecedor acompanha o total para não ultrapassar o que a ata permite.

Mais sobre o preparo em como uma distribuidora se prepara para licitar.

Erros frequentes na ata

Alguns equívocos se repetem e custam caro. Do lado do órgão, o mais comum é tratar a ata como compra certa e dimensionar o estoque do fornecedor com base nela, quando a lei diz que registrar preço não obriga a contratar. Também é comum esquecer de controlar o saldo de cada item, o que gera pedidos acima da quantidade registrada.

Do lado do fornecedor, os problemas típicos são aceitar adesões sem checar a capacidade de entrega, deixar vencer o registro de um produto durante a vigência e substituir o item por outro "equivalente" sem formalizar a mudança, o que descumpre a especificação registrada. Em qualquer caso, a resposta é a mesma: registrar tudo por escrito e consultar o gerenciador antes de qualquer desvio.

Para o órgão comprador

O gerenciador cuida da ata durante todo o ano: recebe pedidos dos participantes, registra adesões, confere se o fornecedor mantém as condições e, perto do fim, avalia a prorrogação. A conferência documental não termina na assinatura. A consulta pública da Anvisa mostra se o número de cada item segue válido, e a conferência periódica evita receber produto de registro cancelado.

Limites desta página

O texto resume dispositivos da lei na data da consulta e não substitui o edital, o regulamento do ente nem a assessoria jurídica. O site é informativo e não presta parecer, nem publica modelo de ata ou de edital.